¿Qué elementos se requieren para implementar teletrabajo y que leyes regulan este tipo de trabajo en Colombia?

 

Teletrabajo en Colombia - Ante la llegada del Coronavirus a Colombia, el Gobierno de Colombia ha impulsado el teletrabajo como una alternativa para disminuir el riesgo de contagio, debido a que permite evitar las reuniones presenciales y aglomeraciones. Por eso, el Ministerio TIC, como autoridad en el tema, explica detalladamente en qué consiste esta modalidad de trabajo y de qué manera se regula en el país.

¿Qué es el teletrabajo?

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como "una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC - para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo". (Artículo 2, Ley 1221 de 2008).

¿Cuáles son las modalidades de teletrabajo?

Autónomos: son aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional, que puede ser una pequeña oficina o un local comercial. En este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones.

Móviles: son aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologías de la Información y la comunicación, en dispositivos móviles.

Suplementarios: se trata de los trabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas en distintos días de la semana entre la empresa y un lugar fuera de ella usando las TIC para dar cumplimiento. Se entiende que teletrabajan al menos dos días a la semana.

5 ventajas más grandes del teletrabajo

Las ventajas y beneficios derivados de la implementación de un modelo de teletrabajo en las organizaciones pueden entenderse desde distintos ámbitos:

BENEFICIOS PARA LAS ORGANIZACIONES:

Para el negocio:

  • Mayor productividad equivale a mayores ingresos y mayor crecimiento del negocio.
  • Costos predecibles asociados a la flexibilidad de la inversión en planta física, tecnología y recursos humanos que responderán a la demanda. A mayor demanda, crecimiento de la organización con inclusión de teletrabajadores; a menor demanda, escasos costos fijos.
  • Reducción de costos fijos en planta física, mantenimiento, servicios públicos, entre otros.

Para las operaciones:

  • Control y seguimiento permanente al desarrollo de las tareas programadas a través de las herramientas tecnológicas.
  •  Procesos descentralizados pero interconectados.

Para el área de recursos humanos:

  • Mejoramiento de las condiciones del reclutamiento al poder contratar al personal más calificado sin importar su ubicación o disponibilidad de desplazamiento hacia la sede de la organización.
  • Mayor índice de retención del personal capacitado.
  • Equilibrio entre los espacios laborales y personales de los empleados que generan mayor calidad de vida que se traduce en mayor productividad.

Para el área de tecnología:

  • Reducción del costo en adquisición de hardware y software.
  • Política “Bring Your Own Device -BYOD-” que aprovecha los dispositivos de propiedad del trabajador y no aumenta costos para la organización.
  • Control total sobre los escritorios virtuales y el flujo de la información.
  • Reducción del esfuerzo en mantenimiento de equipos y optimización de la capacidad de respuesta frente al crecimiento de la compañía.

Para los programas de Responsabilidad Social:

  • Reducción de la huella de carbono al evitar el desplazamiento de los trabajadores hacia la empresa.
  • Inclusión socio-laboral de población vulnerable gracias a las TIC: situación de discapacidad, aislamiento geográfico, cabezas de familia.
  •  Aporte al mejoramiento de la movilidad de las ciudades y reducción del tráfico asociado a las jornadas de trabajo.
  • Aplicación de buenas prácticas laborales que contribuyen al mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores y a su desarrollo, con la integración de los últimos avances de la tecnología y nuevas formas de trabajar.

Los empleados de las organizaciones reciben la posibilidad de trabajar en lugares distintos a su oficina como una oportunidad para mejorar su calidad de vida y aumentar su rendimiento. Entre los beneficios específicos para ellos se encuentran:

BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES:

Los empleados de las organizaciones reciben la posibilidad de trabajar en lugares distintos a su oficina como una oportunidad para mejorar su calidad de vida y aumentar su rendimiento. Entre los beneficios específicos para ellos se encuentran:

  • Ahorros en tiempos por desplazamientos entre hogar y oficina.
  • Ahorros en dinero derivados de la disminución de desplazamientos, tangibles en la reducción de costos de combustible o pagos de transporte público.
  • Ahorros y mejoras significativas en la alimentación y la salud de los trabajadores, al consumir alimentos preparados en sus hogares.
  • Mejoras en la salud al reducir el estrés derivado de los desplazamientos y los gastos asociados, además de oportunidades de incluir en la rutina diaria tiempo para el cuidado físico.
  • Reducción de la huella de carbono y el impacto ambiental producido por cada trabajador durante los desplazamientos y el consumo de energía en las oficinas.
  • Mejora en los lazos familiares y vecinales al tener mayor presencia física en el hogar y otros espacios de socialización.
  • Optimización de las actividades personales gracias al desarrollo de habilidades para la gestión del tiempo

¿Cómo se regula el teletrabajo en Colombia?

La Legislación sobre el teletrabajo en Colombia se encuentra regulado por la Ley 1221 del 2008 y el decreto 884 del 2012 que la reglamenta .

Ley 1221 de 2008: Establece el reconocimiento del teletrabajo en Colombia como modalidad laboral en sus formas de aplicación, las bases para la generación de una política pública de fomento al teletrabajo y una política pública de teletrabajo para la población vulnerable. Crea la Red Nacional de Fomento al teletrabajo, con el fin de promover y difundir esta práctica en el país e incluye las garantías laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores.

Decreto 884 de 2012: Especifica las condiciones laborales que rigen el teletrabajo en relación de dependencia, las relaciones entre empleadores y teletrabajadores, las obligaciones para entidades públicas y privadas, las ARL y la Red de Fomento para el teletrabajo. Así mismo establece los principios de voluntariedad, igualdad y reversibilidad que aplican para el modelo.

¿Qué debe hacer una empresa o entidad para implementar el teletrabajo?

Para solicitar a MinTIC una asesoría de implementación se creo una metodología establecida en lo siguientes paso::

  1. Compromiso institucional (querer hacerlo).
  2. Planeación (organizar el proceso - cronograma).
  3. Autoevaluación (revisión interna frente a los recursos humanos, técnicos, jurídicos y tecnológicos con los que cuenta la organización)
  4. Adopción e implementación

 ¿Qué ofrece MinTIC para acompañar la implementación del Teletrabajo?

El objetivo de la iniciativa Teletrabajo del Ministerio TIC es la de masificar esta modalidad laboral en el país, como un instrumento para incrementar los niveles de productividad de entidades públicas y organizaciones privadas, generar una movilidad más sostenible, mejorar la calidad de vida de los trabajadores y promover el uso efectivo de las TIC. Para ello el Ministerio TIC ofrece:

  • Asesoría inicial virtual y presencial gratuita.
  • Capacitaciones presenciales y virtuales
  • Información

 El Teletrabajo y la Discapacidad

Frente a la discapacidad el teletrabajo presenta unas ventajas e inconvenientes como por ejemplo:

Ventajas

  • El teletrabajo permite organizar y adaptar el trabajo al ritmo de las limitaciones del teletrabajador haciendo compatibles sus actividades respecto a sus asignaciones para con la empresa.
  • puede ser una solución cuando las condiciones de transporte no permiten una adecuada movilización o no están en condiciones de brindarlo adecuadamente.
  • logra obtener y/o mantener un empleo a personas con discapacidad creando un sentimiento de satisfacción y eleva el autoestima y un reconocimiento social.

Inconvenientes

  • Problemas de soledad por falta de relaciones sociales si no se dispone de un tejido social previo.
  • Dificultades en la adaptabilidad tanto del lugar y/o las herramientas de trabajo requeridas
  • Debilidades en la legislación actual para proteger y dar garantías en los puestos de trabajo  y en la creación de estos para la población con discapacidad.

 ¿Quien Puede Teletrabajar?

se podría decir que cualquier persona pero en realidad existen unas condiciones, tanto técnicas como psicosociales a considerar en la implementación, puesto que no es lo mismo el trabajo en oficina que en remoto comenzando con la interacción social, el ambiente laboral no puede ser semejante al de casa o donde se realiza la actividad remota.

para Teletrabajar no se requiere habilidades personales, esto no tiene que ver si la persona tiene o no discapacidades físicas o cognitivas, las principales pueden ser:

  • capacidad para organizar el tiempo y el trabajo
  • autodisciplina
  • capacidad para resolver problemas y tomar decisiones
  • capacidad de adaptación
  • capacidad de comunicación en la distancia
  • habilidad para armonizar, separar y combinar, trabajo y vida privada
  • independencia
  • experiencia en trabajo complejo
  • competencia tecnológica
  • responsabilidad y compromiso

Claro está que la mayoría de estas pueden aplicarse mediante una adecuada formación antes y/o durante la implementación, por otro lado existen otras que no son fáciles de asimilar, existen situaciones que no permiten una apropiada asimilación, sino que varían con el tipo de teletrabajo, como la situación laboral del teletrabajador, las tareas a realizar, por esta o otras tantas y posibles situaciones no es posible establecer una clasificación, sin embargo se pueden presentar tres grandes categorías:

  • Mejorar el conocimiento y la cualificación en relación con el tipo de trabajo a realizar.
  • Mejorar el uso de herramientas para el teletrabajo (facilidades en telecomunicaciones, software, etc).
  • Mejorar las distintas formas de trabajo a distancia.
También existen otros factores a tener en cuenta:
  • Condiciones individuales: incluyen tanto los rasgos particulares de la personalidad del teletrabajador como las distintas situaciones vitales en las que se encuentren.
  • Condiciones Laborales: legales - Relacionadas con su situación laboral. Ergonómicas - relacionadas con la salud laboral y las condiciones del puesto de trabajo.
  • Competencial Profesionales: Conocimientos(generales y específicos), Técnicas (herramientas especificas de la profesión, herramientas de comunicación)
  • Competencias Psicosociales: estas tiene un enorme peso relacionado a la inteligencia emocional "esa otra forma de ser "Inteligente", que a diferencia del conocimiento técnico esta permite aprender de nuestras experiencias, como por ejemplo la capacidad de adaptarse a los cambios, la capacidad e ponerse en le lugar de otro, trabajar en equipo, autoestima, etc.
plataformas usadas para implementar el teletrabajo en una empresa

A raíz de la crisis del COVID-19, las empresas han tomado precauciones para evitar la propagación del virus, principalmente trabajando desde casa, lo que puede requerir herramientas que puedan mantener el ritmo de su nivel de trabajo. A continuación, cubriremos las aplicaciones que pueden ayudarlo.

Estamos pasando por tiempos complicados a nivel mundial debido a la expansión generalizada del COVID-19. Además, esta situación ha dificultado el trabajo individual en muchos sectores de la economía y ha llevado a muchos empresarios a considerar estrategias de trabajo desde casa o teletrabajo dentro de sus organizaciones.

Cuando se trata de trabajar desde casa, una cosa debe quedar clara: el software es tan importante como el hardware. Tener aplicaciones que admitan el trabajo remoto y la colaboración es tan importante como tener el equipo necesario. Tener una buena computadora en casa no ayudará a la productividad sin el uso de herramientas digitales que faciliten la continuidad del negocio.

Por eso, para facilitar la transformación digital en tu empresa y que las organizaciones se beneficien de este tipo de empleo en la situación actual, hoy te vamos a presentar algunas de las mejores plataformas y aplicaciones digitales que puedes desplegar en tu empresa. en un latido se mantiene incluso de forma remota.

WhatsApp y Telegram: La comunicación es lo más importante. Por ello, en situaciones como la actual, disponer de una aplicación de mensajería instantánea facilita la comunicación entre grupos de trabajo. La más popular es WhatsApp, una aplicación gratuita con más de 2 mil millones de usuarios en todo el mundo. Además de intercambiar mensajes, sus funciones principales incluyen la posibilidad de crear grupos, compartir archivos multimedia o de texto y realizar videollamadas. También está Telegram que funciona como WhatsApp y tiene más de 200 millones de usuarios activos. Ambas aplicaciones tienen versiones de escritorio y están disponibles para Android e iOS.

Skype es una herramienta que ha sido la herramienta preferida para hacer videollamadas grupales durante décadas. Sin embargo, en la plataforma -también hay una versión móvil- también es posible chatear, enviar mensajes de texto y realizar llamadas a teléfonos fijos y móviles de todo el mundo. ¿el mejor? ¡Todo es posible en la misma plataforma!

Zoom ha sido líder en los últimos años debido al crecimiento exponencial de sus usuarios. Es una plataforma donde puedes realizar videollamadas, videoconferencias con hasta 100 participantes, llamadas de voz, webinars o webinars, intercambio de archivos y mensajería instantánea.

MicrosoftTeams: la empresa fundada por Bill Gates que proporciona la plataforma gratuita de Microsoft Teams a organizadores y escuelas de todo el mundo. Es el centro de trabajo en equipo en Microsoft 365, donde los equipos pueden hablar, reunirse, llamar y colaborar en un lugar seguro.

Microsoft 365 (antes Office 365) es la plataforma más completa para el desarrollo efectivo del trabajo remoto, ya que su principal característica es la interacción y colaboración efectiva entre los empleados. Dado el entorno en el que vivimos, hoy en día es importante que los empleados puedan trabajar sin problemas y de forma segura fuera de la oficina. No importa dónde estemos, Microsoft y el equipo de Office 365 pueden ayudarnos a trabajar con otros o solos. Siempre que podamos conectarnos a Internet, podemos permanecer conectados a los archivos y las personas que necesitamos para seguir siendo productivos. Pero además de las mejores prácticas de teletrabajo a través de la llamada transformación digital en el lugar de trabajo, también es necesario contar con la tecnología que mejor se adapte a nuestras necesidades. Por lo tanto, para ayudar a los empleados a trabajar de forma remota, Microsoft 365 proporciona un conjunto de herramientas que son una solución de colaboración eficaz.

Google Workspace el antiguo Google Suite facilita el trabajo dependiendo de las acciones que se quieran realizar, por ejemplo, si es para comunicase están disponibles Gmail, Google Chat o Google Meet, en caso de acceder a información y tenerla de manera segura puede usar Google Drive o Cloud Search; para controlar o administrar usuarios está Vault o Work Insiths, entre otros; y para crear hay herramientas como hojas de cálculo, documentos, presentaciones, App maker y Keep.

Dropbox es una herramienta muy útil porque te permite subir y subir archivos a la nube y compartirlos con quien quieras. También puede hacer una copia de seguridad de fotos, videos, documentos y cualquier otra cosa que desee.

WeTransfer es la plataforma perfecta para transferencias de archivos rápidas y sencillas. Es una herramienta basada en la nube diseñada para transferir archivos grandes por correo electrónico a una o más personas. A diferencia de las plataformas anteriores, la principal ventaja de esta plataforma es que no necesitas una cuenta para usarla. El remitente de la solicitud tampoco es el destinatario de la solicitud. También te permite crear una cuenta personal, además de la versión gratuita también tiene un plan pago que puedes usar al enviar archivos de hasta 20 GB. en lugar del plan gratuito de 2 GB.

Casos de Éxito

Según reporta MinTIC ejemplos de empresas que implementan esta modalidad en Colombia están:

Bancolombia, Bayer, Google, Fondo Nacional del Ahorro, Alcaldía de Bogotá, Acueducto de Bogotá, Avianca, Compensar y Ministerio TIC, entre muchas otras.

en los siguientes enlaces se encuentran las video historias de algunos teletrabajadores y jefes, tras implementar esta modalidad en sus entidades o empresas, quienes comparten desde cuándo lo hacen, el proceso para lograrlo, los principales beneficios que perciben, las herramientas que utilizan y el manejo de las comunicaciones en sus organizaciones.

Gob de Antioquia: https://www.youtube.com/watch?v=Ck9rTd4Wgg8

Dian: https://www.youtube.com/watch?v=bSzWFu4Cu1Q

MinTIC: https://www.youtube.com/watch?v=--MTSosniDo

Famisanar: https://www.youtube.com/watch?v=0cZ9a70Z6pI

Bancolombia: https://www.youtube.com/watch?v=cl23oOeCYU8

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BIBLIOGRAFIA

Ubicación: Bogotá, Colombia

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